Išmanus procesų automatizavimas

Mano organizacija patyrė produktyvumo sumažėjimą dėl padidėjusios verslo informacijos apimties; klientų aptarnavimo užduočių padidėjimą, darbuotojų perdegimą ir pasitenkinimo mažėjimą dėl kasdienių duomenų apdorojimo užduočių apimties padidėjimo; eikvoja ilgą pristatymo laiką ar metus verslo sistemų integravimo ir duomenų konsolidavimo projektams; biudžeto deficitą sistemoms ir procesų integravimo sprendimams; baudas ir klientų skundus dėl prastos kasdienėje veikloje naudojamų duomenų kokybės.

Mano organizacijai reikia

• Sumažinti žmonių, dalyvaujančių kasdienėse duomenų apdorojimo užduotyse, skaičių;
• Gebėti atlikti daugiau procesų ir teikti geresnes paslaugas su ribotu darbuotojų skaičiumi;
• Žymiai padidinti procesų tikslumą ir įvykdymo laiką dėl besikeičiančių klientų reikalavimų ir rinkos sąlygų;
• Sumažinti duomenų įvedimo klaidas ir pagerinti duomenų kokybę, kad išvengtumėte rizikos;
• Rinkti duomenis iš įvairių išorinių duomenų bazių ir paslaugų, derinti ir integruoti juos į sprendimų priėmimo procesus;
• Automatiškai skelbti duomenis ir dokumentus išorinėse sistemose ir tarnybose, siekiant užtikrinti atitiktį išoriniams reglamentams;
• Perkelti informaciją iš istorinių informacinių sistemų į naujas programas.

Sprendimas

Sumažėjęs rankų darbas, mažesnės sąnaudos, didesnis verslo našumas ir didesnis atitikimas yra pagrindiniai skaitmeninių procesų valdymo naudojant robotų procesų automatizavimo (RPA) įrankius privalumai. Analitikai skaičiuoja, kad daugelyje pramonės šakų ir darbų būtų galima automatizuoti 30–50 % darbo užduočių.

RPA yra procesų automatizavimo forma, kai programinė įranga apmokoma tęsti anksčiau žmonių IT sistemose atliktus veiksmus. Programiniams robotams galima patikėti pasikartojančias užduotis, kurioms nereikia intuicijos, empatijos, emocijų ar kitų tik žmogaus gebėjimų. RPA robotai padeda žmonėms atlikti užduotis vietoje jų ir jų naudai, atlaisvindami laiko didesnės pridėtinės vertės veiklai.

Dažniausiai naudojamos programos gali būti labai plačios ir įvairiose padaliniuose bei organizacijose gali skirtis:

• Duomenų įvedimas – RPA robotas paima elektroninius duomenis ir įveda juos į kitą sistemą. Geriausia naudoti, jei integravimas yra brangus arba reikalauja sudėtingos logikos. Tipiški pavyzdžiai yra atsiskaitymo duomenų įvedimas, klientų informacijos įvedimas, transporto priemonių odometro duomenų įvedimas į apskaitos sistemas ir kt. Profesionalios RPA platformos suteikia optinio simbolių atpažinimo (OCR) funkcionalumą, leidžiantį gauti duomenis iš nuskaitytų dokumentų, taip išplečiant skaitmeninimo procesų spektrą;
• Duomenų patvirtinimas ir tikrinimas – RPA robotai teikia užklausas trečiųjų šalių sistemoms, kad patikrintų duomenų tikslumą ar autentiškumą. Dažniausiai tai pakeičia žmogaus „sveiko proto patikrinimą“. Pavyzdžiui, klientų ir partnerių registracijos duomenų bei būsenos tikrinimas įvairiose duomenų bazėse;
• Suplanuotos užduotys – RPA robotai atlieka užduotis, kurių net jei jos yra paprastos, atlikti negalima, kol neįvyksta konkretus įvykis. Pavyzdžiui, ateina konkreti data, baigiami susiję procesai ir pan. Tipiški pavyzdžiai yra užduotys, susijusios su mėnesio uždarymu apskaitoje ir ataskaitų teikime;
• Sistemų integracija – procesuose, kai žmonės veikia keliose sistemose, kurios dėl įvairių priežasčių nėra integruotos. Įprastos priežastys apsvarstyti RPA gali būti sąnaudos, laikas ir sistemos integravimo išteklių prieinamumas.

Nauda

Organizacijos taupo išlaidas, sumažina duomenų kokybės riziką, padidina vidinių procesų greitį ir atlaisvina darbuotojų laiką:

• Sumažinti arba visiškai pakeisti rankų darbą atliekant duomenų apdorojimo užduotis;
• Programinės įrangos robotams reikia ¼ laiko, kurį darbuotojas praleidžia užduočiai atlikti;
• Robotai gali atlikti šimtus lygiagrečių užduočių ir procesų;
• Proceso sąnaudų sumažinimas 40% - 90% priklausomai nuo proceso tipo ir sudėtingumo;
• Proceso tikslumo ir duomenų kokybės gerinimas – daugeliu atvejų 100% duomenų klaidų pašalinimas;
• Robotai dirba 24/7/365.

Produkto peržiūra

Skaitmeninių procesų automatizavimo RPA technologija gali būti naudojama bet kurioje pramonės šakoje ir organizacijoje. Kad ir kur būtų vykdoma kasdienė duomenų gavimo, informacijos mainų, sprendimų priėmimo ir užduočių valdymo veikla, programinės įrangos robotai gali būti naudojami automatizuoti šias užduotis.

Finansai

• Gautų sąskaitų faktūrų atpažinimas, duomenų apdorojimas, patvirtinimas ir įvedimas į ERP (Enterprise Resource Planning) sistemą;
• Duomenų gavimas iš daugybės išteklių, reikalingų sąskaitų faktūrų išrašymui, susiejimui, sąskaitų faktūrų išrašymui ir mokėjimų kontrolei;
• Automatizuota įvairių patvirtinimų ir leidimų (limitų) kontrolė pagal verslo reikalavimus;
• Automatizuotas ir reguliarus duomenų gavimas iš išorinių duomenų bazių, reikalingų kliento ar partnerio patikrai;
• Automatizuotas ataskaitų generavimas ir duomenų vizualizacija;
• Kredito kontrolė – automatinis paskolos patvirtinimas be auditoriaus įsikišimo, tikrinant įvairias sąlygas;
• Įmonių tarpusavio derinimas ir automatinis žurnalo įrašų įterpimas balansui uždaryti.

Pardavimai ir klientų aptarnavimas

• Naujų klientų registracija, tikrinimas ir tikrinimas, įrašų kūrimas ir profilio kūrimas vidinėse sistemose. Automatizuotas užduočių kūrimas pardavimo ir klientų aptarnavimo skyriui. Klientui tinkamo produkto pasiūlymo sukūrimas;
• Pardavimų prognozavimas, pardavimo rezultatų ataskaitų teikimas, biudžeto ir veiklos rezultatų analizė;
• Klientų apsilankymo planavimas naudojant mobiliuosius tiekėjus ir aptarnaujantį personalą, maršruto optimizavimas, klientų apsilankymo ataskaitų automatizavimas, integruota su atsiskaitymo funkcija;
• Klientų savitarnos portalo sukūrimas ir klientų informacijos publikavimas paslaugoms gauti ir istorinių duomenų ataskaitoms teikti.

Operacijos

• Darbo pamainų planavimas pagal kintantį prognozuojamą darbo krūvį (pavyzdžiui, darbo krūvio keitimas skirtingu paros metu) ir darbuotojų prieinamumą (ligą, atostogas ir kt.), darbuotojo užduočių generavimą, dinamišką darbuotojų paskyrimą į aptarnavimo vietas (darbo vietas);
• Incidentų užklausų apdorojimas ir analizė;
• Bendras veiklos planavimas, integruojant išorinius paslaugų teikėjus, pavyzdžiui, transporto paslaugų teikimo planavimas pagal gamybos apimtis, per tam tikrą laikotarpį pagamintas prekes ir turimą transportą;
• Personalo procesų (atostogų, komandiruočių, įvairių užklausų) automatizavimas savitarnos portale ir mobiliojoje programėlėje, integruojant ERP ir kitus susijusius sistemos duomenis.

Mes - Digital Mind, padedame didelėms ir vidutinėms organizacijoms įgyvendinti tvarią verslo praktiką, skaitmeninant jų esminius procesus. Mūsų procesų skaitmeninimo sprendimai palaiko aplinkos – socialinio – valdymo strategijas ir leidžia įvairių pramonės šakų klientams sutelkti dėmesį į tvarų finansinį augimą, darbuotojų gerovę ir teigiamą poveikį visuomenei.